كيفية كتابة طلب او خطاب إلى مدير مؤسسة

كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة، هناك مواقف عديدة تطلب كتابة طلب شيء من مؤسسة حكومية، أو طلب وظيفة، أو طلب لقاء مسؤول في أحد الجهات الحكومية، ولكتابة الطلب بشكل صحيح وخالي من الأخطاء لابد من اتباع بعض الخطوات وذلك لكتابة طلب بصورة أكثر إقناعا واحترافية، وهو ما سنقوم بتوضيحه من خلال هذا المقال.

كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة

وفي العادة يكون أسلوب الطلب موحد في الخطوات التي يتم اتباعها، وفي النقاط التالية نقوم بتوضيح كيفية كتابة طلب مدير مؤسسة في الآتي:

قم بكتابة العنوان بالكامل والتاريخ مع الحرص على ترك مسافات بينهما، وذلك يكون في الزاوية اليسرى العلوية.
ثم قم بعد ذلك بكتابة التحية والتي يجب أن تبدأ الرسالة بها ويجب أن تظهر من خلالها احترامك للمرسل إليه.
ثم قم بعد ذلك بكتابة جسم الرسالة والذي يحتوي على الطلب المراد تنفيذه.
قم بعد ذلك بكتابة فقرة ختامية، ويجب عليك في هذه الفقرة أن تظهر امتنانك وتوددك للشخص الذي يتم كتابة الطلب له، وإن كان لابد من مقابلة هذا الشخص قبل تنفيذ الطلب، قم بطلب ذلك في هذه الفقرة وأن يكون ذلك بشكل مهذب ولائق.
قم بإضافة سطرا ختاميا واحرص على أن يكون السطر بشكل مهذب ولائق، وذلك مثل أن تكتب ” مع خالص التقدير أو مع أطيب التحيات، واقبلوا فائق الاحترام” ثم اتبع ذلك باسمك والتوقيع.

حالات التحية داخل الطلب

قمنا منذ قليل بتوضيح كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة وأوضحنا الخطوات وذكرنا من ضمن هذه الخطوات أن يتم كتابة تحية وفي السطور التالية نوضح لكم حالات التحية في الطلب وهي:

يكتب أسم الشخص المرسل إليه الطلب وذلك في حالة إذا ما كنت تعرف هذا الشخص مثل أن تكتب ” عزيزي أحمد”.
ولكن في حالة إذا ما كنت لا تعرف أسم الشخص الذي تقوم بكتابة الطلب له، يمكنك في هذه الحالة استخدام المسمى الوظيفي المناسب وأسمه الأخير ” دكتور.. السيد.. السيدة”.
أما في حالة إذا كنت لا تعرف أسم الشخص المرسل إليه الطلب ولا مسماه الوظيفي، يمكنك استخدام تحية مثل ” سيدي أو سيدتي أو لمن يهمه الأمر”.

اقرا ايضا :

نصائح عند كتابة جسم الرسالة

عند كتابة الجسم في كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة والتي قمنا بذكره من ضمن الخطوات، يلزم عليك اتباع بعض النصائح التالية:

قم بكتابة فقرة تمهيدية، ويمكنك من خلال هذه الفقرة أن تقوم بكتابة بعض المعلومات عن نفسك، ويمكنك أن تضيف معلومات الاتصال الخاصة بك، حتى يمكن التواصل معك بكل سهولة.
قم بعد ذلك بكتابة فقرة نصية، وذلك أن تقوم بتوضيح مشكلتك أو طلبك، ثم قم بشرح طلبك، وسببه.
يجب عليك عند كتابة طلبك أن يكون بشكل واضح ومحدد، وتقم أيضا بتوضيح النتيجة التي تريدها من هذا الطلب بشكل واضح، وذلك من خلال مخاطبة المستلم بشكل واضح وصحيح.
واحرص كل الحرص على أن تستخدم لغة مهذبة وأن تكون النبرة احترافية وكذلك كتابة المحتوى بشكل رسمي.
ويجب أن تكون الرسالة منظمة جدا، ويجب أن لا تظهر مشاعرك في الرسالة، وذلك مثل أن تكتب ” أنا غاضب جدا بسبب عدم ترقيتي” فهذا غير لائق ولكن يمكنك كتابة ” أنا أشعر بخيبة أمل كبيرة لعدم ترقيتي”
أحرص على أن لا تضمن لرسالة أي تفاصيل شخصية.

مراجعة رسالة الطلب

فبعد أن عرفنا كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة يلزم علينا القيام بمراجعة الطلب وذلك وفقا للآتي:

بعد القيام بكتابة الطلب بصورته المبدئية قم بقراءتها وتدقيقها، ثم قم بعد ذلك بالتأكد من الصياغة السليمة للطلب.
وعليك التأكد من وضوح مطلبك، وعليك القيام بإجراء أي تعديلات مهمة قبل إرسالها.
واحرص على أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية.

وبذلك نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي تحدثنا فيه عن كيفية كتابة طلب إلى مدير مؤسسة، وأوضحنا حالات التحية، وبعض النصائح عند كتابة جسم الرسالة، ومراجعة الرسالة قبل إرسالها.